Hvordan planlegge møter som virker?

Husker du sist du gikk glad og fornøyd fra et møte – ikke fordi det endelig var ferdig, men fordi dere hadde jobbet godt sammen og kommet i mål?

Har du tenkt over hva det er som skiller de gode, inspirerende møtene fra de som tapper deg for energi?

Jeg har tenkt mye over dette, særlig da jeg utviklet konseptet for Otium Sanserom og mens jeg har samarbeidet med mange dyktige kunder og samarbeidspartnere for å planlegge gode møter her på huset. I denne bloggen har jeg samlet noen tips og ideer som jeg mener er viktige for å skape gode møter. Til nytte og inspirasjon før en lang høst med stor møtevirksomhet ;o).

Hvorfor vil du arrangere dette møtet?

Den største kostnaden ved et møte er deltagernes tid. Det er derfor viktig å tenke igjennom om et møte i det hele tatt er riktig måte å nå dette målet på. Finnes det bedre egnede og mer tidseffektive måter å løse dette på? Hvorfor er det viktig at dere møtes?

Hva er formålet med møtet?

Det finnes mange utfordringer som kan løses ved å kalle sammen til et møte. Videre arrangeres møter ut fra en rekke andre hensyn. Det er uansett avgjørende å vite hvorfor et møte skal holdes, om det er å få frem ideer, ta en beslutning eller rett og slett at det er på tide å møtes ansikt til ansikt. Samtlige deltagere på møtet bør få vite hva dette målet er – og gjerne også hva det forventes at de bidrar med (før, under og/eller etter møtet).

Hvem bør delta på møtet?

Inviterer du til møter litt basert på hierarki og gammel vane? Vurder hvem du tror har interesse av å delta og mulighet til å bidra – alt etter hvilket formål møtet har. Tror du ikke det kunne vært forfriskende med innspill fra noen som du ikke møter med hver uke? Bruker du å invitere noen kun som ”alibi”, vil disse sikkert være glade for å få relevant info før og etter møtet og la deltagelsen være opp til eget initiativ. En ekstern møteleder er nyttig i prosesser.

Hvor og når skal møtet finne sted?

Velg møtested i forhold til formålet med møtet, det er et av dine viktigste verktøy. Det er forskjell på hvilken arena som passer best for et informasjonsmøte, en kreativ prosess eller jobbing med team og relasjoner. Generelt er det likevel slik at vi yter best når vi har det bra, at det ofte er nyttig å komme seg ut av eget hus og at et urolig, trist eller ubekvemt møterom tar mye energi og er lite hensiktmessig.

Hvor mye haster det å gjennomføre møtet? Hvor lang tid trenger deltagerne på å forberede seg? Tenk deg om to ganger før du sender ut forespørsel om flere alternative tidspunkt til en rekke personer – dette kan bli tidkrevende. Det er ofte mer effektivt å velge en dag litt lenger frem i tid enn å prøve å finne ledig tid i neste uke. Jeg anbefaler www.doodle.com for å finne tidspunkt som passer for flere.

Hvordan vil du strukturere møtet?

Agenda, møteregler, variasjon, deltagelse og pauser er viktige stikkord her. Huskeregelen VEI (variasjon, energi, involvering) er en nyttig sjekkliste for å skape et engasjerende møte.

Hvis du legger gode, gamle Maslow og hans behovshierarki på minnet når du planlegger dagen, har du større sjanse til å få fokuserte og oppmerksomme møtedeltagere. Fjern distraksjoner som sult, tørst og annet fysisk ubehag, mobiltelefoner og andre forstyrrelser samt unødig utrygghet. Variert sansepåvirkning åpner for bedre læring og refleksjon og hindrer oss i å kun surfe på vedtatte sannheter og innlærte tankemønstre.

Ved møter av lengre varighet, kan det være lurt å bryte opp med gruppearbeid og/eller individuell refleksjonstid. Gruppearbeid fordi det ofte kan være viktigere og mer effektivt at alle får snakke enn at alle får høre alt. Diskusjoner som innledes med noen minutters individuell refleksjon og personlige notater blir ofte mer matnyttige. Dette fordi dere slik får frem flere momenter enn når den første som snakker velger retning for hele gruppen.

Husk også å ta pauser FØR dere merker at de trengs og la dem fylles av bevegelse, småprat, mat/drikke, frisk luft og evt. nødvendige ærend. UNNGÅ aktiviteter som tar oppmerksomheten bort fra møtets agenda, så som å sjekke mail eller ringe kontoret.

Hjelp og hjelpemidler

Ta dere tid til å ”varme opp” gruppa, særlig hvis dere skal jobbe kreativt eller med relasjoner. Å etablere trygghet og tilstedeværelse før dere begynner å jobbe gir større effektivitet underveis. Husk at smil og godt humør er smittsomt og energiskapende.

Ved kreative prosesser er det gull verdt å ha med seg en moderator som kun styrer prosessen og ikke bidrar med egne ideer. Ta også felles ansvar for å gi livshjelp til ferske ideer, en metode er at den første som sier noe etter at en ny ide kommer frem, tar rollen som idéengel og sier noe positivt om idéen..

Visualisering er viktig, men det må ikke alltid være Powerpoint. Tegn, vis, bygg og lag knagger for viktige momenter – eller beveg dere litt rundt og knytt ulike tema og beslutninger opp mot ulike steder. Ta sjansen på å vise hvor god/dårlig du er til å tegne ;o).

Hva skal skje etterpå?

Bli enige om hva som skal skje videre og hvem som har ansvar for hvilken oppfølging innen hvilke frister. Blir du for diffus her risikerer du at møtet/prosessen virker mot sin hensikt.

Husk Otium Sanserom – møterom som virker!

Vi holder til i et 300 år gammelt hus i Trondheim sentrum, innredet for møter og prosesser hvor du vil involvere og skape engasjement. Her legges alt til rette for at du skal lykkes med avdelingssamlinger, fagdager og strategimøter. Se mer om Otium Sanserom her!